Pour certains, une assistante virtuelle est une secrétaire à distance… Mais c’est une vision restrictive, voire étriquée, du métier.
Une assistante digitale moderne est comme une fée qui vient se pencher sur le berceau d’une entreprise en ligne : elle l’aide à grandir ! Et comme toute fée, elle a des pouvoirs magiques… Chez l’assistante virtuelle, ce sont : les automatisations.
Certes, elles sait utiliser des tas d’outils Web, mais pour atteindre les objectifs de chiffre d’affaires qu’une assistante virtuelle ambitieuse doit se fixer, elle doit mettre en place une organisation de travail en béton.
D’où l’importance d’intégrer des outils pour automatiser certaines tâches.
La mission d’une assistante digitale est souvent de prendre en charge les tâches qu’un entrepreneur ne veut pas ou ne sait pas faire. Ceci afin qu’il se libère du temps et de la charge mentale pour se concentrer sur son business.
Mais, il y a quelque chose qui cloche : l’assistante virtuelle n’est pas une employée, elle est – elle-même – une cheffe d’entreprise et elle gère plusieurs contrats mensuels. Elle se retrouve par conséquent avec le risque d’être débordée par ses missions, mais aussi par la gestion de sa propre entreprise.
Tout comme pour ses clients, ses journées ne font, après tout, que 24 heures ! Comment avoir suffisamment de temps pour faire toutes ces tâches et gérer sa propre entreprise ?
Sommaire
Gagner du temps et de l’efficacité dans ton travail d’assistante digitale
Alors, comment remédier à ça ? Comment parvenir à tout gérer ?
Tout simplement, en intégrant judicieusement l’automatisation dans les tâches que réalise régulièrement l’assistante.
Dit ainsi, ça peut paraitre facile. Mais, je sais bien que toutes les assistantes virtuelles ne savent pas totalement en quoi consiste l’automatisation ni comment l’introduire dans leur quotidien.
Et c’est normal. L’automatisation des tâches n’est pas une compétence à laquelle une assistante virtuelle est habituellement préparée.
Patrice est un féru d’automatisation et il utilise de très nombreux outils permettant de traiter plusieurs tâches rapidement… Il était donc naturel que cela fasse partie de notre programme Amazone Virtuelle lors de sa sortie en 2021.
(D’ailleurs dans le Bootcamp Amazone Virtuelle, de nombreuses mises à jour ont été faites afin de coller avec l’évolution de ce métier.)
Si tu veux te lancer dans le métier d’AV, n’hésite pas à t’inscrire pour suivre la conférence gratuite que nous proposons avec Patrice en cliquant sur l’image ci-dessous.
Apprendre l’automatisation des tâches répétitives
L’une des principales qualités d’une assistante digitale est d’être organisée. Elle doit chercher à gagner du temps, mais aussi à accroître son efficacité et sa productivité.
Je le redis parce que je sais que beaucoup d’assistantes virtuelles ont du mal à intégrer, jusqu’au fond de leurs tripes, qu’elles sont des cheffes d’entreprises. A cause de cela, elles ne cherchent pas à améliorer leur productivité en pensant « business » et rentabilité.
C’est important de savoir combien de temps tu passes pour réaliser telle ou telle mission. Si tu as créé ton entreprise d’assistante virtuelle, ce n’est pas pour gagner quelques clopinettes, n’est-ce pas ?
Tu rêves sans doute d’une vraie indépendance financière ? D’avoir TON entreprise, TA réussite professionnelle grâce à TES compétences ?
Donc, tu dois avoir toutes les cartes en main pour y parvenir. Et utiliser des outils d’automatisations est l’une de ces cartes. Le temps est la ressource inestimable après laquelle nous courons tous.
L’une des principales missions de l’activité d’AV est d’enlever de la charge de travail à d’autres entrepreneurs pour leur permettre de se consacrer plus sereinement au cœur de leur activité.
Ce n’est pas la seule, bien sûr, mais c’est vrai que c’est souvent celle qui sert d’accroche lors de la prospection de clients. (Mais je t’explique, dans la conférence en ligne, que ce n’est plus forcément la bonne approche en 2024.)
En parvenant à automatiser certaines tâches répétitives, tu te libères de la charge de travail. Tu accomplis plus rapidement et efficacement tes missions. Et, si tu ne fais pas l’erreur de choisir une rémunération à l’heure, tu gagnes plus pour chaque mission !
Cela te permet de te concentrer sur des tâches plus importantes. Mais aussi avoir plus de temps pour communiquer sur tes services, prospecter de nouveaux clients, améliorer tes compétences professionnelles.
Bref, optimiser ton temps pour améliorer ton business et tes revenus.
Les 2 avantages de l’automatisation pour une assistante virtuelle
1) Éviter les erreurs humaines
Même si tu es très organisée et méticuleuse, tu n’es pas à l’abri d’une erreur. Cela peut facilement survenir dans des tâches répétitives.
L’utilisation d’outils d’automatisation te permet de réduire considérablement les risques d’erreurs lors de la saisie manuelle de certaines données. Ces outils sont programmés pour effectuer des actions de manière cohérente et précise.
Ainsi, tu peux assurer, sans y passer plus de temps, une qualité de travail constante et élevée pour tes clients.
2) Réduire la charge de travail
En automatisant certaines tâches fastidieuses, tu réduis la charge de travail globale, surtout lors des périodes où les demandes sont particulièrement nombreuses.
Par exemple, l’automatisation de la gestion des emails, la planification des publications sur les réseaux sociaux ou la création de rapports peuvent te faire gagner un temps fou !
Les outils d’automatisation pour une assistante virtuelle
Il existe de nombreuses possibilités pour automatiser des actions digitales, en voici 5 principales.
Zapier
Zapier est une plateforme d’automatisation en ligne. Elle te permet de connecter différents outils et applications pour automatiser des actions sans mettre les mains dans du code. Par exemple, tu peux créer un « zap » (une automatisation) pour que, lorsque tu travailles avec une nouveau entreprise, un formulaire d’information, très simple à remplir, lui soit présenté. Quand il remplit celui-ci, les emails suivants se déclenchent, avec un livret d’accueil. Toute la procédure d’onboarding client se déroule ainsi.
Make
Make est une autre plateforme d’automatisation, moins complète mais au tarif plus accessible. Elle te permet de créer des scénarios complexes d’automatisation en utilisant des « modules » préconfigurés pour différentes applications. Son utilisation est très similaire à Zapier, et parfois complémentaire.
Trello
Trello est un outil de gestion de projet qui peut aussi être utilisé pour automatiser certaines tâches de suivi et de rappel. Il est vraiment très performant pour tout ce qui concerne l’organisation et la planification. Par exemple, tu peux configurer une carte Trello pour qu’elle se déplace automatiquement d’une liste « À faire » à une liste « En cours » à une date spécifique.
Puis, qu’elle change la date limite et envoie un message sur Slack pour prévenir un collaborateur de cette action à accomplir.
Trello est facile à prendre en main : il peut vite devenir indispensable dans ton activité, mais aussi sur le plan personnel.
Notion
Là aussi, c’est une alternative à l’outil précédent. Certains préfèrent l’un ou l’autre. Notion est visuellement moins agréable que Trello, moins intuitif, mais plus complet. Il comprend également des possibilités d’automatisation, ainsi que d’assistance par l’intelligence artificielle. J’en profite pour souligner que l’IA n’est pas l’ennemi d’une assistante virtuelle moderne, mais son partenaire. Lui aussi te permet de démultiplier tes capacités et de travailler bien plus vite.
Metricool ou Swello
Les outils français Metricool (solution utilisable gratuitement) ou Swello sont des solutions d’automatisation des médias sociaux. Ils te permettent de programmer et de publier automatiquement tes posts sur différentes plateformes. Ça te permet de maintenir une présence en ligne cohérente et régulière, que ce soit pour tes clients, mais aussi pour ta propre communication, sans devoir le faire au jour le jour.
Conclusion
En tant qu’assistante virtuelle, l’utilisation d’automatisations est un véritable atout. Tu optimises ton temps, évites les erreurs et réduis ta charge de travail. La cerise sur le gâteau ? L’effet Wahou auprès de tes clients abasourdis par ton efficacité !
Forcément, il te faudra un petit temps d’adaptation pour bien les prendre en main. Mais, par la suite, tu seras surprise par le temps économisé et la fiabilité de tes actions.
Crois-moi, l’automatisation des tâches est un aspect du métier d’assistante virtuelle que tu dois savoir maitriser si tu veux être au-dessus de la majorité des prestataires. N’hésite pas à explorer ces solutions pour améliorer ton efficacité et tes performances.
Si le métier d’assistante virtuelle t’intéresse, nous t’invitons à t’inscrire à la conférence gratuite que nous proposons avec Patrice en cliquant sur ce lien : Comment devenir assistante virtuelle [spécialisée] et découvre les sept secrets pour t’épanouir dans ce métier.
