Quel est le métier d’une assistante virtuelle ?

De nombreuses personnes ne savent pas en quoi consiste le travail d’une assistante virtuelle ni quelles sont ses missions. Pourtant, cette activité existe depuis plusieurs années. Elle n’était et n’est toujours pas suffisamment exposée au grand public. D’où la méconnaissance du métier d’une assistante virtuelle.

Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle indépendante ?

Beaucoup de personnes font la confusion sur le rôle que tient une assistante virtuelle. On l’assimile souvent avec celui d’une secrétaire « classique », employée dans un bureau et gérant des tâches administratives. Ce qui n’est pas le cas.

Une assistante virtuelle freelance porte plusieurs casquettes. Et, très généralement, ça ne se limite pas à de la rédaction de documents ou le classement des factures de son client. Loin de là ! Dans ce métier en plein essor, on retrouve un condensé de plusieurs activités liées au web. Un large panel de compétences digitales qu’une assistante virtuelle peut exercer, même sans diplôme. La gestion de l’administratif pour ses clients fait partie des fondamentaux proposés par une assistante à distance. Mais, peu à peu, d’autres missions sont venues se greffer par-dessus.

Le nombre de créations d’entreprises sur le web n’a cessé de croitre ces dix dernières années. Et tous ces entrepreneurs web ont vu leur besoin de délégation augmenter. L’assistante virtuelle s’est ainsi adaptée à cette demande de collaboratrice formée au digital.

D’ailleurs, je constate que de plus en plus de secrétaires indépendantes, ou assistantes administratives, se tournent vers l’apprentissage de compétences web afin de transformer leur activité.

Pourquoi ? Parce qu’elles prennent peu à peu conscience que ce qu’elles font au quotidien peut être réalisé par n’importe quel autre secrétaire. Qu’elles n’ont rien d’unique. Que ces tâches-là étant « basiques » (mais non moins respectables !), un client peut – du jour au lendemain – les laisser tomber et se tourner vers un ou une collègue avec un tarif plus bas. Il est donc important de définir comment, en tant qu’assistante virtuelle débutante, on peut devenir incontournable pour ses futurs clients.

Que fait une assistante virtuelle ?

Je ne vais pas énumérer toutes les tâches qu’une adjointe virtuelle peut proposer, car elles sont très nombreuses. En effet, elle peut avoir en charge nombre de missions plus ou moins basiques : celles qu’un entrepreneur ne peut pas ou ne veut pas gérer.

Le quotidien d’un chef d’entreprise est parsemé d’innombrables actions s’il veut réussir dans son activité et atteindre le chiffre d’affaires qu’il vise. Seul, il devra faire des choix. Il ne pourra pas être présent sur tous les fronts : administratif, communication, technique, financier, stratégique.

Collaborer avec une assistante virtuelle va le décharger d’une grosse partie de ces responsabilités-là. Il pourra alors se concentrer plus spécifiquement sur certaines d’entre elles. Et surtout rester focalisé sur la rentabilité et l’évolution de son entreprise.

Les tâches principales d’une assistante virtuelle :

• La gestion administrative ;
• La prise en charge d’un service client ;
• La création et la gestion des médias sociaux (sans être celle, plus pointue, d’un community manager) ;
• La gestion d’un site web, d’une boutique en ligne ;
• La gestion d’une chaine Youtube ;
• La rédaction de contenus : fiches produits, newsletter, description de posts pour les réseaux sociaux… (Là aussi, sauf si elle est spécialisée, l’entrepreneur ne peut pas s’attendre à un travail aussi poussé que par un professionnel de la création de contenu.) ;
• Etc.

Quels sont les clients d’une assistante virtuelle ?

Internet permet de se connecter avec tout un tas de clients sans sortir de chez soi. Et surtout de pouvoir collaborer à distance avec de nombreuses entreprises en demande d’assistance virtuelle professionnelle.

Les principaux clients d’une assistante virtuelle sont :

• Les infopreneurs (coach, formateur, blogueur),
• les e-commerçants,
• les prestataires de services (photographe, wedding planer, agence web, conciergerie airbnb, etc.),
• les artisans…

L’assistance virtuelle, un métier fait pour tout le monde ?

Ce n’est pas un métier que tout le monde peut faire, car il faut certaines conditions pour l’effectuer. Ce guide te donnera toutes les informations sur le métier d’assistante virtuelle.

Mais il peut convenir à plusieurs profils et c’est peut-être ton cas : tu as déjà un historique professionnel dans le domaine du secrétariat et tu possèdes les bases bureautiques ? Tu es curieuse et tu aimes apprendre de nouvelles compétences ? Tu détestes la routine dans ton travail ?

Les compétences principales pour être assistante virtuelle

Il faut :

• être organisée et savoir faire preuve de discipline. Travailler seule demande d’être autonome et rigoureuse dans la planification de ses services et leurs réalisations.
• Aimer relever des défis ! La création d’une entreprise en est un.
• Ne pas procrastiner.

Les avantages de ce métier

• Travailler de chez soi (ou en voyageant autour du monde) fait certainement partie des principales raisons qui poussent à choisir ce travail d’assistante virtuelle.
• Retrouver du temps pour soi, pour sa famille, plutôt que de le perdre dans les trajets maison-boulot/boulot-maison.
• L’organisation de ses journées ne dépend de personne d’autre que soi.
• Idem pour le choix de la date de ses congés.
• Être à son compte et ressentir la fierté de créer quelque chose qui soit à notre image, dans lequel on s’épanouit enfin.
• Avoir cette indépendance financière qui permet de choisir avec qui l’on veut travailler.

Les inconvénients de ce métier

• L’instabilité financière du freelance : à moins de dénicher rapidement des contrats fixes sur plusieurs mois, ton revenu peut être en dents de scie. Il faudra donc anticiper sur d’éventuelles périodes creuses en créant une trésorerie de secours. Une maladie, un accident, et c’est une perte de chiffre d’affaires (donc de revenu) qu’il faut là aussi savoir prévoir. Comment ? En cotisant pour une complémentaire santé et en optant pour un contrat prévoyance.
• Ne plus avoir quelqu’un qui nous dirige, être seule à bord : c’est à la fois un avantage et un inconvénient. Tu as cette fabuleuse liberté de ne pas dépendre d’un RH pour daigner augmenter ton salaire de 1 % ! Tes revenus dépendent de tes compétences, de tes actions, de ta détermination ! Mais, d’un autre côté, cette responsabilité-là, elle peut aussi te faire peur.

Veux-tu devenir assistante virtuelle ?

Ce métier est très polyvalent, il faut donc être prête à jongler entre plusieurs missions, plusieurs clients, au démarrage de son activité. Il ne faut jamais cesser d’apprendre, que ce soit par la lecture ou par le suivi de cours, afin de rester à l’écoute de l’évolution de ce métier.

Tu peux démarrer en proposant quelques services de base, te spécialiser dans une thématique ou un type de client (ce que je recommande dans notre formation pour devenir assistante virtuelle).

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