Que faire de toute cette paperasse accumulée au fil des années ? Quels papiers ou documents conserver quand on est digital nomad ? Quels sont ceux que l’on doit emporter avec soi ? Dans ce nouveau contenu de ta formation gratuite pour devenir digital nomad, nous allons voir ensemble que faire de tes papiers et les documents indispensables pour voyager en tant que digital nomad.

Étape 1 : trier et ranger ses documents administratifs

Tout le monde ne stocke pas ses papiers de la même façon. Bien souvent, nous conservons nos papiers entassés dans un carton et, plus rarement, dans des classeurs nominatifs. Cette étape de tri peut sembler insurmontable si tu as accumulé beaucoup de papier et que tu n’es pas du genre ordonné.

Je te rassure, en y allant par étape et en t’y prenant relativement tôt avant la date de ton départ, ce sera une affaire vite réglée.

Identifier les documents importants

Il y a certains documents qui sont essentiels pour un DN et que tu vas garder avec toi lors de tes déplacements.
Il te faut les originaux, mais également des copies papier et numérique.
Si tu perds ou que tu te fais voler ton passeport, il te faudra enclencher des démarches en urgence pour en avoir un nouveau. Quand on est en perpétuel déplacement, ce genre d’incident peut être une vrai cata ! Avoir une copie papier ou numérique à présenter pour prouver ton identité et refaire le document facilitera ta demande.

Voici la liste des documents principaux :

  • Passeport ;
  • Une carte d’identité (pas obligatoire, mais recommandé) ;
  • Livret de famille ; (En cas de divorce, il est conseillé d’avoir un document officiel ou de l’autre parent pour voyager avec son ou ses enfants. Certains pays peuvent être plus pointilleux que d’autres.)
  • Carte d’assurance santé ;
  • Carte vitale ;
  • Carnet de santé ;
  • Visa d’entrée dans le pays ;
  • Permis de conduire international ;
  • Permis de conduire.

Trier les documents par catégories

Pour faciliter le tri de tes papiers, je te propose de les ranger par catégorie.
Par exemple :

  • Papiers d’identité,
  • État civil et famille,
  • Entreprise,
  • Véhicule,
  • Logement,
  • Finances,
  • Santé,
  • Impôts,
  • Etc.

À toi de créer les catégories en fonction de ta situation personnelle.

Lorsque tu as tous tes petits tas de papiers devant toi, c’est le moment de passer à la seconde étape.
Pour cela tu auras besoin :

  • D’un sac poubelle,
  • D’une pochette cartonnée,
  • D’un scanner  (ou d’une application dédiée sur ton mobile),
  • D’un destructeur de documents ou d’une bonne paire de ciseaux.

Étape 2 : Jeter ses papiers sans prendre de risque

Tu as certainement déjà entendu parler d’histoire de ce genre : une personne découvre qu’on a usurpé son identité pour souscrire des crédits à son nom. Dans une telle situation, la victime se demande forcément comment une telle chose a pu lui arriver. Il existe plusieurs cas où une personne malveillante peut obtenir des coordonnées personnelles et commettre un vol d’identité :

  • Une pièce d’identité perdue ou volée ;
  • Les profils publics sur les réseaux sociaux permettent d’obtenir un bon nombre d’informations sensibles si l’on n’est pas suffisamment prudent ;
  • En répondant à un SMS ou un mail d’une « soi disant » administration qui demande des informations personnelles ;
  • En te connectant à tes comptes personnels avec des données sensibles (factures, crédit immobilier, réseaux sociaux) depuis un espace public (café, hôtel) ;
  • Ou en récupérant un justificatif de domicile ou de société jeté à la poubelle…

C’est ce dernier cas qui nous intéresse aujourd’hui. Même si, bien sûr, je te recommande de faire preuve d’une grande prudence concernant les précédents risques de subir un vol d’identité.

Jeter un document papier avec tes coordonnées personnelles dans un container ou dans le bac jaune du tri est un gros risque. Et c’est valable aussi quand on a une entreprise… il faut toujours tout détruire avant.

Comment détruire correctement ses papiers ?

Le destructeur papier est vraiment l’idéal pour ça. Et si tu as des enfants, cela peut même être une idée d’activité à faire un jour de pluie. Tu vas peut-être te retrouver avec des confettis de papier partout dans la maison, mais au moins, tes papiers auront été détruits.
Oui, mais alors que tu entames les préparatifs pour devenir digital nomad et que tu désencombres ton logement, tu ne vas pas faire un achat de matériel maintenant. C’est vrai.
La solution ? En louer un ! Il existe des sites de locations de matériels sur lesquels tu trouveras un destructeur à papier à louer à la journée.
L’autre solution est de tout découper en petits morceaux (il ne doit rien rester de lisible et de récupérable) et de les jeter séparément dans le bac jaune. On ne sait jamais, imagine que notre futur escroc soit amateur de puzzle… il ne faut lui laisser aucune chance de reconstituer tes papiers. Je sais que cela peut sembler excessif, mais pourquoi prendre des risques inutiles ?

Quels sont les documents à conserver ?

Bien sûr, tous tes papiers ne doivent pas être jetés. Dans certains cas, il te faudra conserver les originaux, et ce pendant une certaine durée. Et même en faire une copie numérique pour plus de sécurité. Pour savoir quels sont ces documents à conserver, rends-toi sur le site de Service-Public.fr

D’autres papiers peuvent être numérisés : les analyses médicales, relevés de compte bancaire, avis d’imposition, facture d’énergie ou de matériel, etc.
Au passage, tu peux en profiter pour numériser les dessins de tes enfants, les photos sur papier, les cartes postales… Tout ce qui peut avoir une valeur sentimentale.

Étape 3 : Faire la transition vers le numérique

Dès le moment où ta décision de devenir digital nomad est prise, tu dois enclencher ta transition vers le numérique. Il faut commencer à réduire à néant – ou presque – les courriers papier que tu reçois.
Pour cela, tu vas noter le nom des organismes qui t’envoient une facture, un relevé en format papier. Puis, tu vas les contacter afin de demander à être notifié en ligne.
Dans certains cas, tu peux faire la modification dans ton espace membre en choisissant l’option « facture électronique ».
Il peut s’agir de ta banque, des impôts, de ton fournisseur en téléphonie, d’électricité, etc.
Tu vas également leur fournir une adresse mail de contact. Pour vos prochains échanges, c’est ce moyen que tu vas privilégier.
Si ce n’est pas possible avec ta banque, il est peut-être temps d’en changer pour une banque adaptée aux digital nomads.
En ce qui concerne les impôts, les échanges par mails se font sans aucun souci. Nous l’avons fait pendant de nombreuses années.

Scanner les documents à conserver

Tu as tout trié ? Bien tout séparé par nom d’organisme ? Rangé par catégorie et dans l’ordre chronologique ?
Passons maintenant à l’étape de numérisation. Si tu n’as pas de scanner à plat chez toi, pas de souci ! Je te conseille de télécharger l’application pour mobile « Scanner Pro »
C’est avec cet outil que tu vas scanner une par une tes feuilles de papier. N’oublie pas de nommer ces documents afin de les retrouver plus facilement.

En ce qui concerne le nommage, tu peux procéder de cette façon :
Date_NomDuDocument (sans espace et sans accents).
Lorsque tu as fini de tout scanner, il ne te reste qu’à conserver les originaux obligatoires dans une pochette et dans un carton (voire une valise pour plus de protection) chez un proche.

Les stocker dans un espace en ligne sécurisé

Lorsque tu auras numérisé les papiers à conserver, crée également des dossiers avec le nom de ces catégories dans ton service de stockage et de partage en ligne (Dropbox, Google Drive, Onedrive…)
Tu peux aussi créer des sous-dossiers par année. Avoir une bonne organisation dans le classement de tes documents te permettra de les retrouver plus facilement.

Conserver une copie sur ton téléphone

Pour accéder rapidement et pour plus de sécurité, garde une copie des documents importants stockés sur ton mobile en utilisant Adobe PDF. Avoir tous les documents accessibles en un toucher sur ton téléphone te fera gagner du temps.

Après la lecture de cet article, tu te dis peut-être que cela va te prendre un temps monstrueux pour tout trier, classer, etc. C’est vrai que ça ne se fera pas en 10 minutes chrono, mais c’est un passage obligé dans l’avancement de ton projet de vie nomade.

Et puis, ça te prépare à ta nouvelle organisation. Au fil de tes déplacements, tu auras, de temps en temps, l’occasion de scanner et de ranger des papiers (facture d’achat de matériel, examen médical, etc). alors autant prendre de bonnes habitudes dés à présent !

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