Devenir assistante virtuelle est une activité en ligne qui pourrait t’intéresser… mais, comme beaucoup, tu ne sais pas vraiment en quoi cela consiste ! Tu as de l’expérience dans le domaine bureautique, rédactionnel ou la gestion administrative ? Dans cet article, découvre un aperçu de l’assistanat virtuel et des nombreuses possibilités que ce job de secrétaire indépendante permet.

Définition du métier d’assistante virtuelle ou assistante personnelle

Voici ce que l’on trouve sur Wikipedia :  « L‘assistante virtuelle ou adjointe virtuelle (en anglais « Virtual Assistant », abrégé en « VA ») est un entrepreneur indépendant qui fournit des services de secrétariat et de soutien administratif.  Ou des services spécialisés aux sociétés, aux entreprises et aux indépendants par Internet, fax ou téléphone. »

Devenir assistante virtuelle en 2024

Quel est le travail d’une assistante
virtuelle ? 

 Comme beaucoup de nouveaux métiers du web, on doit savoir se diversifier. Tu souhaites générer un bon revenu sans nécessairement faire un temps plein ?  Être présente pour tes proches ? Travailler de chez toi pour faire l’instruction en famille (IEF) à tes enfants ? Devenir une famille nomade ?

Pourquoi ne pas réaliser des tâches qu’un chef d’entreprise n’a ni le temps ni l’envie d’exécuter ?

Ton rôle principal est d’assister ton client dans tout ce qui touche au domaine du secrétariat classique. Cependant, avec les nouvelles technologies, tu vas vite te rendre compte que cela ne consiste pas à juste effectuer des tâches administratives et bureautiques. De plus en plus d’entrepreneurs ont une activité en ligne, par internet. Etre présent sur le web requiert d’utiliser certains outils, de maitriser les réseaux sociaux, certaines plateformes ce qui peut vite devenir une surcharge mentale pour l’entrepreneur. Si tu sais (ou que tu souhaites apprendre à) utiliser des outils informatiques (comme ceux que je te détaille plus bas) et que tu es polyvalente, ce métier d’assistante exécutive va te plaire.

Mais commençons par le début.

 

Les qualités pour devenir assistante virtuelle  

  • Organisation ;
  • Discrétion ;
  • Motivation ;
  • Auto-discipline ;
  • Capacité d’écoute et de communication.

 Les avantages à devenir assistante virtuelle 

  • Flexibilité de son temps de travail ;
  • Indépendance ;
  • Équilibre vie perso-vie pro ;
  • Variété des missions ;
  • Faire ce que l’on aime.

Les inconvénients à devenir assistante virtuelle

  • Prospection et le démarchage de nouveaux clients qui peut être complexe sans les bonnes méthodes ;
  • Isolement ;
  • Instabilité financière.

Si tu veux en savoir plus sur le statut de travailleur indépendant ou freelance, je te suggère de lire cet article qui détaille ce statut et liste les 7 avantages à devenir freelance.

Travailler comme assistante virtuelle

Les tâches d’une assistante virtuelle 

Elles sont illimitées et dépendent de tes compétences et des spécialisations que tu peux mettre en avant. Tu peux diversifier ton offre pour te démarquer de la concurrence, mais aussi cibler des besoins plus spécifiques.

Voici une liste non exhaustive de ce que peut proposer une secrétaire ou assistante personnelle. À toi de piocher dedans ce qui te convient et, peut-être, te former pour certaines compétences que tu ne maîtrises pas encore.

  • Traduction anglais et français (ou toute autre langue)
  • Relecture et correction de texte
  • Transcription de podcasts
  • Sous-titrages de vidéos Youtube
  • Gestion d’une chaine Youtube
  • Création de sites web
  • Rédaction de documents (Word)
  • Rédaction d’articles de blog et d’emails
  • Gestion et suivi du courrier électronique
  • Relance de paiement
  • Gestion de l’archivage numérique
  • Petite comptabilité (Sous Excel par exemple)
  • Mise en page de présentations (PowerPoint)
  • Création et mise en forme de formulaires automatisés
  • Gestion et suivi des clients et des fournisseurs
  • Faire des posts pour les médias sociaux
  • Création de visuels
  • Mise en page de documents
  • Gestion d’agenda, planification de travail
  • Saisie massive de données
  • Saisie de données dans un backoffice
  • Faire des réservations
  • Planifier et organiser un déplacement, un événement ou un voyage professionnel…

Quels diplômes pour devenir assistante virtuelle 

Il n’existe pas de diplôme spécifique pour devenir assistante virtuelle. Cependant, si tu recherches un emploi salarié dans une agence ou une grande société, une certification reconnue ou des diplômes te seront peut-être demandés.

Mais si tu veux te lancer à ton compte et créer ton entreprise, de nombreuses choses peuvent être prises en considération.

Tu as un niveau Bac ?

Peut-être un Bac pro gestion-administration, un Bac Techno STMG (sciences et technologies du management et de la gestion), un BTS AM – assistant de manager ?

Tu possèdes des fondamentaux que tu pourras exploiter pour ta future activité ?

Tu es peut-être secrétaire de direction, secrétaire médicale et tu veux te reconvertir dans un domaine qui s’en rapproche et que tu peux faire à distance ?

Le métier d’assistante virtuelle est peut-être l’occasion pour toi de te renouveler professionnellement. Si tu as des lacunes et que tu veux te former  aux connaissances fondamentales de ce métier, je te propose de télécharge ce PDF de 10 formations gratuites.

Tu peux obtenir une certification professionnelle en faisant valider tes acquis d’expérience (VAE). Toutes les infos à ce sujet se trouvent sur le site de Service-Public.fr

 

Démarrer son activité d’assistante virtuelle

  • le statut de micro entrepreneur  : c’est la solution la plus simple et la plus rapide pour devenir indépendant. Le site officiel à consulter ICI
  • Avoir son bureau chez soi : quand on prend la décision de travailler de chez soi et d’y installer son espace de travail, il ne faut pas négliger certains points importants. Tu peux retrouver mes conseils dans cet article : meilleurs conseils pour travailler à domicile.

Le matériel d’une assistante virtuelle professionnelle

Devenir assistante virtuelle est ton objectif mais tu te poses des questions sur les équipements à posséder. Je te rassure, cela reste plutôt basique. Tu possèdes certainement la majorité d’entre eux, ce qui limite les coûts de démarrage quand on souhaite devenir assistante virtuelle.

  • Un ordinateur
  • Une connexion internet rapide
  • Un téléphone
  • Un casque audio
  • Un micro

Quelques exemples de logiciels à utiliser

  • Trello
  • Dropbox
  • Evernote
  • Skype ou Zoom
  • WhatsApp

comment devenir freelance assistante virtuelle

Faire connaître sa prestation d’assistance virtuelle

Une fois que tu as établi ton bureau à domicile, tu dois créer ton bureau virtuel. Il faut à présent te faire connaître et, pour cela, il est essentiel de créer ta présence en ligne.

Avoir un site web en fait partie, mais si la conception de sites web n’est pas ton dada, tout n’est pas perdu !

Tu peux trouver quelqu’un qui peut t’en créer un. Et tu peux aussi proposer ton service d’assistante virtuelle sur une plateforme de services telle que ComeUp.com (anciennement appelé 5euros).

C’est une solution pour démarrer et faire tes premières missions sans trop de stress. Être présent sur ce type de plateforme qui met en relation le freelance et le client potentiel a 5 avantages.

  • Tu n’as pas besoin de prospecter ou de démarcher, c’est le client qui vient à toi.
  • La création de ta micro-entreprise peut attendre quelques semaines, que tes revenus soient réguliers. Cela te permet de tester ce nouveau métier, de le peaufiner avant de monter ta boite.
  • Tu ne cours pas après le paiement d’une de tes factures. Le client paye d’avance et tu touches ton argent 7 jours maximum après la livraison de ton service.
  • Tu apprends et te formes au contact des différents clients qui font appel à ton service.
  • Tu augmentes tes tarifs graduellement.

Avantage complémentaire : on t’apprend toutes les meilleures méthodes pour réussir ton activité en démarrant par cette plateforme (voir plus bas).

Savoir communiquer sur son activité d’assistante virtuelle

Rien ne t’empêche de créer en parallèle un site web qui sera la vitrine de ton activité. Tu devras faire une page « A propos » sur laquelle tu te présentes et dresser la liste de tes services avec les commentaires positifs de tes clients (récoltés sur ComeUp.com) pour plus d’impact.

Avoir un compte Linkedin est évidemment indispensable de nos jours. C’est le réseau social professionnel à ne surtout pas négliger. Avec un profil et une présentation bien optimisés, tu attireras l’attention et des demandes de devis.

De nos jours, il est tout à fait possible d’avoir des contrats sans avoir jamais rencontré physiquement ses clients. Faire un entretien par Skype ou Zoom est devenu habituel. Bien évidemment cela se prépare tout autant qu’une rencontre physique.

Profiter des avantages du web te permet également de « prospecter » des clients sans te limiter à ta ville de résidence et ses environs. Tu peux vivre à Toulouse ou Lille et avoir des clients à Paris ou Lyon. Tu peux aussi télétravailler de l’île Maurice, du Maroc ou des îles Canaries. Et c’est ce qu’il y a de magique avec ces métiers d’internet, tu n’es pas obligé d’être lié à un lieu pour gagner ta vie.

Apprendre à vendre son service d’assistance virtuelle

Devenir assistante virtuelle freelance implique d’avoir certaines qualifications. Si tu as une formation, un diplôme dans un domaine spécifique, par exemple comme social media manager ou rédactrice web, indique-le comme une spécialité.

Différencie-toi des autres secrétaires virtuelles.

De nombreux assistants virtuels se limitent à la rédaction et à l’édition, à la conception de sites web, à la gestion de données ou à la planification, mais certains proposent aussi un mélange de tous ces types de services.

N’oublie pas qu’il s’agit de TON entreprise et que tu as le droit de choisir les tâches que tu souhaites effectuer.

Tu es ton propre boss !

Lorsque tu auras quelques projets à ton actif, tu commenceras à te faire une réputation. Ensuite, ton activité d’assistant virtuel se développera naturellement pour inclure des clients réguliers et de nouveaux projets.

Si tu fais constamment du bon travail, ta réputation te précédera et tu auras certainement d’autres projets.

Devenir une agence d’assistants virtuels

Attention ! Veille à ne pas te surcharger de travail, car en tant qu’entrepreneur, nous avons la fâcheuse habitude de vouloir être présent sur tous les fronts. Nous voulons tout gérer. Ce qui peut vite te mener à une surcharge mentale, voire un burn-out.

L’idéal est que, lorsque ton portefeuille de clients grossit, tu te constitues un réseau d’autres assistantes virtuelles prêtes à prendre le relais si le besoin s’en fait sentir. Il ne faut jamais hésiter à déléguer certaines tâches, ni à sous-traiter certaines missions. D’ailleurs la sous-traitance est une solution efficace pour gagner autant d’argent (et même plus) en travaillant moins.

Rien ne t’empêche, au bout d’un certain temps d’exercice de ton activité d’assistante virtuelle de créer ta propre agence. Tu aurais une petite armée d’assistants virtuels freelances à qui tu pourrais distribuer des missions. Ton rôle ? Superviser et réseauter pour augmenter ta visibilité. Plutôt intéressant non ? Avoir une vision de son activité professionnelle sur le long terme est quelque chose à ne pas négliger. Cela t’aide à rester proactif et bien focalisé sur ton business.

Quelle formation pour devenir assistante virtuelle

Si tu te poses la question suivante «  Comment  devenir une bonne assistante virtuelle et réussir rapidement dans cette activité ? » ma réponse va être courte : Forme-toi au métier !

Si tu veux réussir vite et bien, afin d’acquérir ton indépendance financière et /ou ta liberté géographique, la case formation est incontournable.

D’autant plus si tu ne possèdes pas de compétences numériques particulières.

Suivre une formation pour devenir assistante virtuelle, qui te guide de A à Z,  va te faire gagner un temps précieux.  Ça va te permettre de lancer ton activité professionnelle en 3 mois minimum, si tu te mets à fond bien sûr dans ton apprentissage du métier d’assistante exécutive !

Tu peux passer outre et choisir de te débrouiller seule …mais cela prendra plus de temps et d’énergie. Tu passeras certainement à côté de données importantes comme par exemple : ta communication, ton identité visuelle, l’identification de ton client-cible, les moyens de prospection, etc.

Il y a très peu de programme actuellement pour apprendre ce métier digital, car il est encore récent.

Le métier d’assistante virtuelle est en train de prendre un bel essor dans le domaine du web. Si tu as les compétences pour ce job, mais que tu n’es pas trop rassurée à l’idée de partir de zéro, tu peux aussi te faire accompagner.

C’est pour cette raison, que nous avons décidé avec Patrice de créer notre programme d’accompagnement en ligne pour devenir une assistante virtuelle épanouie.🙂

La formation est complète et elle est proposée à un tarif spécial afin de convenir à toutes les bourses. Tu peux la découvrir en cliquant sur l’image à la fin de ce guide.

Conclusion

Sache que le plus difficile, comme dans toute nouvelle activité, est de se lancer. Démarrer une nouvelle activité, créer son entreprise indépendante, trouver ses premiers clients sont des situations qui peuvent faire peur, surtout lorsque l’on a toujours été salarié.

Si tu as des questions, si tu veux en savoir plus, n’hésite pas à m’écrire par notre formulaire de contact.

J’espère que la présentation de ce métier aura su attirer ton attention. Laisse un commentaire si cette activité d’assistante ou assistant virtuel(le) t’intéresse et dis-moi les principaux attraits que tu y trouves. 🙏🏼

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